Dica de Produtividade: E-mails Preparatórios

Publicado em 12/04/2008 por Luiz de Paiva

Certamente você já participou de muitas reuniões formais em sua carreira. Nestas reuniões há uma pauta definida, é gerada uma minuta e as decisões são formalizadas. Quando lideradas e coordenadas corretamente, há uma sensação de eficiência e produtividade.

Você já parou para pensar se suas reuniões informais e outros encontros profissionais geram a mesma qualidade de resultados? Se gasta tempo desnecessário? Alguns problemas que podem ocorrer e minar sua produtividade nestas situações são:

Esquecimento de pontos importantes
Perda de foco na reunião ou conversa
Falta de preparo do(s) participante(s) para os temas discutidos
Pontos de vistas excessivamente diferentes
Expectativas divergentes sobre qual deve ser o resultado da reunião
Disponibilidade de tempo de algum participante

Uma prática que ajuda a otimizar as reuniões e encontros profissionais mais curtos e informais é o envio de e-mails preparatórios. Isto nada mais é do que uma simples mensagem com o seguinte conteúdo:

Pontos que serão tratados
Expectativa de disponibilidade de informações sobre os temas
Tempo disponível para a ocasião
Validar os pontos acima com os outros participantes

Esta mensagem deve ser bastante breve e objetiva, e não deve ser o início da discussão dos temas da reunião. O envio deste e-mail preparatório ajudará a tornar o encontro muito mais ágil e produtivo, e pode tornar seu dia a dia mais eficiente com clientes, fornecedores, colegas e até em seus encontros de networking.Leve uma cópia do e-mail para estas reuniões e encontros, já que servirá de guia e base para a conversa.

Eu adotei esta prática recentemente, e tem se mostrado bastante útil. São poucos minutos gastos para escrever um e-mail que pode gerar uma grande economia de tempo no encontro.

Dito isto, deve-se ter alguns cuidados ao adotar esta prática:

A idéia é usar esta ferramenta para otimizar reuniões curtas, conversas de negócios e outros eventos que não demandam uma formalização mais tradicional. Não a use se você só quer tirar uma dúvida com o colega do andar de baixo… já que lhe dará a imagem de um chato burocrático.
Não ache que esta prática resolve a comunicação em reuniões mais detalhadas e formais, que muitas vezes demandam um registro e distribuição mais adequados das informações.
Seja flexível. Esta prática serve para agilizar suas atividades, não para guiar sua vida. Deixe espaço para conversas fora do escopo inicial, já que são nelas que muitas vezes surgem as melhores idéias.