A Procrastinação e os Atrasos nos Projetos

Written on February 2, 2008 by Luiz de Paiva

A procrastinação é um mal conhecido dos profissionais e das empresas. No entanto, você já parou para pensar no impacto real que ela tem sobre os projetos? Estive pensando em situações importantes de atraso em alguns projetos que participei nos últimos anos, e notei que grande parte deles poderia ter sido evitada ou mitigada se a tarefa tivesse começando no momento previsto.

Ao planejar a tarefa de um projeto, normalmente usamos a melhor estimativa possível, que não seja muito otimista nem pessimista. Muitos gerentes de projeto aplicam ainda uma pequena margem adicional, especialmente se os detalhes da atividade ainda não estão muito claros. A partir disso, as possibilidades de prazo real de conclusão variam entre um cenário otimista e um pessimista. Esta tarefa poderia ser representada desta forma:

Que efeito a procrastinação tem sobre uma tarefa? Muitas vezes, o início de uma atividade é adiado simplesmente por falta de vontade e disciplina de seguir o planejamento. Os responsáveis pelas tarefas (e os Gerentes de Projeto), criam auto-justificativas para que se sintam confortáveis com a decisão, como “se começarmos mais tarde vai dar tempo”.

O problema é que ao procrastinar e começar uma tarefa somente quando parece que não há mais tempo para adiá-la é que a nova previsão otimista passa a ser o que era antes a estimativa mais provável. Em outras palavras, o mínimo que será conseguido é a média das possibilidades anteriores. Qualquer outro fator externo que cause variações na execução da tarefa fará com que se consuma a margem de tempo ou até cause atrasos adicionais, como no imagem a seguir:

Mais grave ainda é quando a equipe não percebe (ou percebe, mas não quer admitir) que o atraso foi causado pela procrastinação, e jogam a culpa do atraso no fator externo. Esta situação não é rara, e quando se torna comum pode causar sérios problemas no andamento do projeto.O Gerente de Projeto deve monitorar constantemente a procrastinação em sua equipe. Sempre que uma tarefa não inicie no momento determinado, deve avaliar as reais causas (e não as desculpas superficiais) e corrigir atitudes. O próprio Gerente deve se policiar para não cair nas mesmas armadilhas de adiamento das atividades.

Corrigir a procrastinação na equipe não é tarefa fácil. Se já é complicado acertar sua própria atitude em relação às atividades, imagine então acertar a dos outros. Minha sugestão é uma combinação de fatores objetivos (como estatísticas sobre os atrasos) e subjetivos (dar o exemplo, motivar a equipe, demonstrar os benefícios do cumprimento dos prazos).

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