Entrando no Meio do Projeto – As Soluções

Publicado em 12/06/2008 por Luiz de Paiva

No último texto, falei sobre algumas das dificuldades que os Gerentes de Projeto podem enfrentar ao entrar em um projeto depois de seu início. Neste texto (sim, está um pouco atrasado…), vou dar algumas idéias sobre como contornar estas situações:

Projeto em Geral:

Inicie um processo de documentação do projeto e recuperação da informação passada. Só tome cuidado para não tornar isso a prioridade máxima, ou vão confundi-lo com um burocrata. Tome passos incrementais e vá mostrando os benefícios.
Organize-se. Como ninguém vai gostar de passar muito tempo explicando os detalhes para o novo Gerente de Projetos, tente buscar o máximo que puder sozinho, e aproveite bem o tempo com a equipe preparando perguntas e questões antecipadamente.

Equipe:

Para criar um ambiente positivo com a equipe, o Gerente deve saber ser duro nos momentos certos (por exemplo, com quem faz corpo mole de forma proposital), e compreender as necessidades de cada um. A confiança não será estabelecida da noite para o dia, e respeito, honestidade e competência farão com que a equipe “adote” o novo Gerente como um líder autêntico.
Sugiro também uma reunião de kick-off, não para falar do projeto, mas da forma de trabalho da equipe. Neste reunião, o Gerente deve assumir compromissos que reforcem o que citei no item anterior, e pedir o mesmo do grupo.

Escopo:

Em minha opinião, é o primeiro problema que o GP deve corrigir. Um escopo mal definido afeta todos os outros aspectos do projeto.
É comum que uma equipe inexperiente em Gerenciamento de Projetos ache que todo o trabalho está bem definido, mas basta uma reunião de detalhamento de escopo para achar lacunas e divergências críticas.

Cliente:

O cliente deve saber imediatamente que o Gerente será um dos principais pontos de contato a partir daquele momento.
Para ganhar a confiança do cliente rapidamente, identifique alguns de seus pontos de insatisfação, e marque uma primeira reunião de apresentação mostrando que está ciente das oportunidades de melhoria e de como você irá agir. Mais importante: cumpra rigorosamente este compromisso, e você alcançará rapidamente a credibilidade desejada.

Autoridade e Reconhecimento Formal:

Lidar com a equipe pode ser mais fácil do que lidar com outros stakeholders externos que não reconhecem sua autoridade no projeto.
O líder da empresa deve formalizar sua posição no projeto. Isto pode até ser feito com um simples e-mail, mas o apoio à sua atuação deve ficar explícita.
Cabe ao Gerente tomar ações rápidas quando identificar que outros stakeholders estão atrapalhando seu trabalho como líder do projeto, para que não fiquem dúvidas em relação a seu compromisso com o sucesso do mesmo.

Recursos:

A menos que tudo esteja perfeitamente bem documentando, refaça a previsão de recursos necessários para o projeto. Você será cobrado pelos resultados, então não deixe de ter certeza da confiabilidade dos números.
Caso identifique que os recursos são insuficientes, comunique isso imediatamente ao patrocinador do projeto (mesmo que não consiga mais recursos). Adiar esta informação somente o tornará cúmplice das estimativas iniciais.

Processos:

Gradualmente e pacientemente, implemente boas práticas de gerenciamento de projetos. Como citei no começo, quem não entende do assunto, ou tem a cabeça fechada, achará que você está querendo burocratizar o projeto
Ao invés de colocar processos “na marra”, explique e mostre na prática os benefícios que serão obtidos quando a empresa gerencia bem seus projetos.

Uma dica final… não desanime nem desista. Se todos já soubessem gerenciar bem os projetos, ninguém precisaria de você.